AI đang ngày càng trở nên phổ biến và mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong công việc. Từ soạn thảo văn bản, phân tích tài liệu, lập kế hoạch đến thiết kế hình ảnh, tạo video hay tự động hóa công việc, AI đều có thể hỗ trợ chúng ta.

Tuy nhiên, với những người mới bắt đầu, câu hỏi thường gặp là: Muốn ứng dụng AI thì nên bắt đầu từ đâu? Cần học những gì và học như thế nào để đạt hiệu quả?

Hiện nay có rất nhiều công cụ AI với những tính năng khác nhau. Nếu cứ chạy theo tìm hiểu các công cụ mới, bạn có thể mất nhiều thời gian mà chưa chắc đã ứng dụng được vào công việc.

Theo tôi, điều quan trọng không phải là biết thật nhiều công cụ AI mà là hiểu AI có thể giúp gì cho công việc của mình và có lộ trình học phù hợp.

1. Lộ trình 4 bước ứng dụng AI vào công việc

Dựa trên những mô hình ứng dụng AI hiện nay, tôi đề xuất lộ trình gồm 4 bước, đi từ cơ bản đến nâng cao.

Hình 1- Lộ trình 4 bước ứng dụng AI cá nhân.

Bước 1: Sử dụng AI cho công việc cá nhân

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất đối với người mới.

Bạn có thể bắt đầu với ChatGPT, Gemini hoặc một công cụ AI tương tự. Hãy tập sử dụng AI để giải quyết những công việc thường ngày như:

• Soạn thảo văn bản, email, báo cáo.
• Tóm tắt, phân tích tài liệu.
• Lập kế hoạch, tìm kiếm ý tưởng.
• Phân tích dữ liệu, xử lý bảng tính.
• Hỗ trợ tạo nội dung, hình ảnh và bài trình bày.

Ví dụ, khi cần chuẩn bị một bài thuyết trình, thay vì tự làm tất cả, bạn có thể trao đổi với ChatGPT để xây dựng bố cục, phát triển nội dung và lựa chọn cách trình bày.

Ở bước này, bạn cần học cách đặt câu hỏi, cung cấp thông tin, trao đổi và điều chỉnh kết quả với AI. Không nhất thiết phải viết những câu lệnh (Prompt) phức tạp. Hãy bắt đầu bằng việc mô tả rõ công việc mình muốn thực hiện.

Mục tiêu của bước này là sử dụng AI thành thạo để hỗ trợ công việc hằng ngày.

Bước 2: Xây dựng trợ lý AI chuyên môn (AI Assistant)

Khi đã quen sử dụng AI, bạn có thể tiến thêm một bước là xây dựng trợ lý AI riêng cho công việc của mình.

Khác với việc sử dụng ChatGPT để hỏi đáp từng vấn đề, trợ lý AI có thể được thiết lập với những hướng dẫn, tài liệu và thông tin chuyên môn để hỗ trợ công việc thường xuyên.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng ChatGPT Project để xây dựng:

• Trợ lý Marketing hỗ trợ viết bài, lập kế hoạch nội dung.
• Trợ lý nhân sự hỗ trợ xây dựng tài liệu và quy trình.
• Trợ lý hành chính hỗ trợ soạn thảo văn bản, báo cáo.
• Trợ lý quản lý hỗ trợ phân tích thông tin và lập kế hoạch.

Việc xây dựng trợ lý AI không quá phức tạp. Bạn chỉ cần xác định nhiệm vụ, viết hướng dẫn, cung cấp tài liệu và từng bước hiệu chỉnh trong quá trình sử dụng.

Mục tiêu là có ít nhất một trợ lý AI hỗ trợ công việc chuyên môn của mình.

Bước 3: Giao việc cho AI (AI Agent)

Ở hai bước đầu, AI chủ yếu hỗ trợ chúng ta thực hiện từng công việc cụ thể. Với AI Agent, bạn có thể tiến xa hơn bằng cách giao cho AI một nhiệm vụ gồm nhiều bước để thực hiện.

Ví dụ, thay vì yêu cầu AI lần lượt tìm kiếm thông tin, phân tích và viết báo cáo, bạn có thể giao một nhiệm vụ tổng thể:

“Hãy nghiên cứu xu hướng ứng dụng AI trong doanh nghiệp, tổng hợp những thông tin quan trọng, xây dựng báo cáo và đề xuất các giải pháp phù hợp.”

Với những công cụ có khả năng thực hiện nhiệm vụ nhiều bước như ChatGPT Work, AI có thể hỗ trợ triển khai công việc, sử dụng các công cụ phù hợp và tạo ra sản phẩm để bạn kiểm tra.

Tuy nhiên, giao việc cho AI không có nghĩa là để AI tự quyết định mọi thứ. Con người vẫn cần xác định mục tiêu, cung cấp thông tin, giám sát và phê duyệt kết quả.

Mục tiêu của bước này là biết cách giao những nhiệm vụ phù hợp cho AI, thay vì phải trực tiếp thực hiện từng thao tác.

Bước 4: Tự động hóa công việc với AI (AI Automation)

Khi đã sử dụng AI hiệu quả và có những quy trình làm việc ổn định, bạn có thể tiến đến tự động hóa.

AI Automation là việc kết hợp AI với các ứng dụng và quy trình để thực hiện những công việc lặp lại, giảm thao tác thủ công.

Ví dụ, khi khách hàng gửi thông tin đăng ký, hệ thống có thể tự động tiếp nhận, sử dụng AI để phân loại nhu cầu và cập nhật thông tin vào bảng quản lý.

Bạn có thể tìm hiểu những công cụ như n8n để kết nối các ứng dụng, xây dựng quy trình và tích hợp AI.

Đây là bước nâng cao, không nhất thiết ai cũng phải thực hiện. Điều quan trọng là lựa chọn những công việc thực sự có nhu cầu tự động hóa và triển khai từ đơn giản đến phức tạp.

2. Một số nguyên tắc để học và ứng dụng AI hiệu quả

Dù đang ở bước nào, bạn cũng nên lưu ý một số nguyên tắc:

Thứ nhất, học đến đâu thực hành đến đó. Hãy sử dụng chính những công việc bạn đang làm để thực hành với AI, thay vì chỉ học các tính năng.

Thứ hai, không chạy theo quá nhiều công cụ. Nên sử dụng thành thạo một công cụ trước khi tìm hiểu thêm những công cụ khác.

Thứ ba, đi từ đơn giản đến nâng cao. Không cần bắt đầu ngay với AI Agent hay Automation. Sử dụng tốt AI cho công việc cá nhân đã mang lại nhiều giá trị.

Thứ tư, luôn kết hợp Human + AI. AI mạnh về tốc độ, xử lý thông tin và tạo phương án. Con người có kinh nghiệm, tư duy, khả năng đánh giá và trách nhiệm với kết quả. Vì vậy, những kết quả quan trọng do AI tạo ra luôn cần được kiểm tra và hoàn thiện.

3. Nên tự học hay tham gia khóa học AI?

Bạn hoàn toàn có thể tự học AI. Hiện nay có rất nhiều tài liệu, video hướng dẫn và công cụ miễn phí để tìm hiểu và thực hành.

Tuy nhiên, người mới thường gặp khó khăn vì không biết bắt đầu từ đâu, có quá nhiều công cụ để lựa chọn hoặc học được các tính năng nhưng chưa biết vận dụng vào công việc.

Tham gia một khóa học phù hợp có thể giúp bạn có lộ trình rõ ràng, được hướng dẫn thực hành và rút ngắn thời gian tự tìm hiểu.

Tại iViettech, khóa học Ứng dụng AI cho công việc được xây dựng dành cho người mới, nhân viên văn phòng, người đi làm và các nhà quản lý.

Chương trình đi từ sử dụng AI cơ bản, ChatGPT, tạo nội dung, hình ảnh, video đến xây dựng trợ lý AI, giao việc cho AI và tự động hóa công việc.

Đặc biệt, khóa học chú trọng thực hành trên những tình huống thực tế, giúp học viên không chỉ biết sử dụng công cụ mà còn hiểu cách ứng dụng AI vào công việc của mình.

Học viên có thể lựa chọn học trực tiếp tại Đà Nẵng hoặc học Online cùng giảng viên.

Tìm hiểu chương trình khóa học tại:

https://iviettech.vn/chuong-trinh-dao-tao/chuyen-nghiep/13093-ung-dung-ai-cho-cong-viec.html

4. Hãy bắt đầu từ công việc của chính bạn

Bạn không cần chờ đến khi hiểu hết về AI mới bắt đầu sử dụng. Hãy chọn một công việc đang thực hiện hằng ngày, thử làm với AI, đánh giá kết quả và từng bước cải thiện cách làm.

Khi đã sử dụng thành thạo, bạn có thể tiến đến xây dựng trợ lý AI, giao việc cho AI và tự động hóa những quy trình phù hợp.

AI không thay thế tư duy, kinh nghiệm và sự sáng tạo của con người. Giá trị thực sự của việc ứng dụng AI là biết kết hợp sức mạnh của công nghệ với năng lực của chính mình để làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

Bài tiếp: Xây dựng Trợ lý AI cho công việc bằng ChatGPT Project

Bài trước: Human & AI: Kết hợp sức mạnh của con người và trí tuệ nhân tạo