AI không chỉ giúp chúng ta làm việc nhanh hơn, mà đang thay đổi cả cách tổ chức và thực hiện công việc. Thay vì phải trực tiếp xử lý từng công đoạn, giờ đây chúng ta có thể trao đổi, giao nhiệm vụ cho AI và tập trung nhiều hơn vào những công việc thực sự quan trọng.

Chỉ trong một thời gian ngắn, trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành công cụ hỗ trợ hữu ích cho nhiều người đi làm. Từ soạn thảo văn bản, nghiên cứu tài liệu, phân tích dữ liệu đến lập kế hoạch, thiết kế nội dung hay chuẩn bị bài thuyết trình, AI đang giúp chúng ta thực hiện công việc theo những cách mới.

Nhưng điều đáng chú ý nhất không chỉ nằm ở việc AI có thể làm được những gì, mà là AI đang thay đổi cách con người làm việc như thế nào.

1. Từ trực tiếp sử dụng công cụ đến làm việc cùng AI

Trước đây, để hoàn thành một công việc, chúng ta thường phải trực tiếp sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp.

Quy trình làm việc phổ biến:

Con người → Công cụ → Kết quả

Ví dụ, khi cần chuẩn bị một bài thuyết trình, chúng ta phải tự tìm kiếm tài liệu, tổng hợp thông tin, xây dựng nội dung, lựa chọn hình ảnh và thiết kế từng slide.

Các công cụ giúp chúng ta thực hiện công việc hiệu quả hơn, nhưng phần lớn thao tác vẫn do con người trực tiếp thực hiện.

Ngày nay, với sự hỗ trợ của AI, mô hình làm việc đang thay đổi:

Con người + AI → Công cụ (AI sử dụng) → Kết quả

Thay vì phải thực hiện từng thao tác, chúng ta có thể trao đổi với AI về mục tiêu, cung cấp dữ liệu, mô tả yêu cầu và để AI hỗ trợ triển khai nhiều công đoạn.

Trong mô hình này:

–  Con người: Xác định mục tiêu, đưa ra ý tưởng, cung cấp thông tin, định hướng và kiểm soát chất lượng.

–  AI: Hỗ trợ nghiên cứu, phân tích, xây dựng nội dung, xử lý thông tin và thực hiện các nhiệm vụ phù hợp.

–  Công cụ và dữ liệu: Cung cấp nguồn thông tin và phương tiện để hoàn thiện công việc.

–  Kết quả: Được con người kiểm tra, điều chỉnh và sử dụng.

Đây là sự thay đổi quan trọng: Từ chỗ trực tiếp thực hiện phần lớn công việc, con người có thể chuyển sang tổ chức, hướng dẫn và phối hợp với AI để hoàn thành công việc.

2. AI thay đổi cách làm việc trong thực tế như thế nào?

Để thấy rõ sự thay đổi này, chúng ta hãy xem xét hai tình huống quen thuộc trong công việc.

Ví dụ 1: Chuẩn bị bài thuyết trình cho một hội thảo

Trước đây, để chuẩn bị một bài trình bày cho hội thảo, tôi thường phải dành khá nhiều thời gian cho các công việc:

• Tìm kiếm và nghiên cứu tài liệu.
• Xây dựng cấu trúc bài trình bày.
• Viết nội dung cho từng phần.
• Tìm kiếm hoặc thiết kế hình ảnh minh họa.
• Thiết kế slide và hoàn thiện bài thuyết trình.

Toàn bộ quá trình này có thể mất nhiều giờ, thậm chí cả ngày tùy theo nội dung và yêu cầu.

Hiện nay, tôi thay đổi cách thực hiện công việc này với AI.

• Đầu tiên, tôi trao đổi với AI về chủ đề hội thảo, đối tượng tham dự, mục tiêu và những thông điệp muốn truyền tải.
• AI hỗ trợ đề xuất cấu trúc bài trình bày, phát triển các ý chính và sắp xếp nội dung theo trình tự hợp lý.
• Tôi tiếp tục trao đổi, điều chỉnh những nội dung chưa phù hợp, bổ sung các ví dụ thực tế từ kinh nghiệm của mình.
• Khi đã thống nhất nội dung, tôi có thể yêu cầu AI hỗ trợ thiết kế hình ảnh và tạo slide trình bày.
• Cuối cùng, tôi kiểm tra lại nội dung, tính chính xác, bố cục và hoàn thiện bài thuyết trình.

Với những bài trình bày có nội dung quen thuộc và yêu cầu phù hợp, thời gian chuẩn bị có thể giảm đáng kể, từ nhiều giờ xuống còn vài chục phút.

Điều quan trọng là tôi không chỉ sử dụng AI để viết nội dung nhanh hơn, mà đã thay đổi cách thực hiện cả quy trình chuẩn bị bài thuyết trình.

Tôi tập trung vào thông điệp cần truyền tải, chất lượng nội dung và trải nghiệm của người nghe. AI hỗ trợ thực hiện nhiều công đoạn còn lại.

Ví dụ 2: Phân tích dữ liệu và lập báo cáo kinh doanh

Một tình huống khác rất phổ biến trong doanh nghiệp là phân tích kết quả kinh doanh.

Trước đây, khi nhận được file Excel chứa dữ liệu bán hàng, nhân viên thường phải tự tổng hợp doanh thu, tính toán lợi nhuận, so sánh các tháng, tạo biểu đồ và viết báo cáo.

Công việc đòi hỏi người thực hiện phải có kỹ năng xử lý dữ liệu và mất nhiều thời gian cho các thao tác.

Với AI, cách làm có thể đơn giản hơn.

Chúng ta cung cấp file dữ liệu và trao đổi với AI về những nội dung cần phân tích, chẳng hạn:

• Doanh thu và lợi nhuận thay đổi như thế nào qua từng tháng?
• Sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm nào đang kinh doanh hiệu quả?
• Có những dấu hiệu bất thường nào trong dữ liệu?
• Những vấn đề nào cần được ưu tiên cải thiện?

AI có thể hỗ trợ xử lý dữ liệu, tổng hợp kết quả, xây dựng biểu đồ và đề xuất những nhận định ban đầu.

Người phụ trách sẽ kiểm tra độ chính xác của số liệu, đánh giá các nhận định và lựa chọn giải pháp phù hợp.

Nhờ đó, thay vì dành phần lớn thời gian cho việc tổng hợp và tính toán, chúng ta có thể tập trung nhiều hơn vào phân tích vấn đề và đưa ra quyết định kinh doanh.

Tất nhiên, kết quả do AI tạo ra vẫn cần được đối chiếu với dữ liệu gốc, đặc biệt đối với các báo cáo tài chính hoặc những quyết định quan trọng.

3. Điều thay đổi lớn nhất không phải là tốc độ, mà là cách tổ chức công việc

Khi nói đến lợi ích của AI, chúng ta thường nghĩ ngay đến việc tiết kiệm thời gian hoặc tăng năng suất.

Đó là những lợi ích rõ ràng, nhưng theo tôi, giá trị lớn hơn nằm ở sự thay đổi cách chúng ta tổ chức và thực hiện công việc.

Trước đây, một người cần dành nhiều thời gian để trực tiếp hoàn thành từng bước trong quy trình.

Ngày nay, với sự hỗ trợ của AI, chúng ta có thể:

Tập trung nhiều hơn vào mục tiêu và ý tưởng

Thay vì bắt đầu bằng các thao tác thực hiện, chúng ta bắt đầu từ câu hỏi: Công việc này cần giải quyết vấn đề gì? Kết quả mong muốn là gì?

Giảm thời gian cho các công việc mang tính lặp lại

AI có thể hỗ trợ tổng hợp thông tin, chuẩn bị bản thảo, xử lý dữ liệu hoặc thực hiện những công đoạn quen thuộc, giúp con người có thêm thời gian cho công việc đòi hỏi tư duy và kinh nghiệm.

Dễ dàng thử nghiệm nhiều phương án

Chúng ta có thể yêu cầu AI đề xuất nhiều cách tiếp cận, so sánh các phương án và điều chỉnh kết quả mà không phải bắt đầu lại toàn bộ quy trình.

Tăng khả năng thực hiện công việc

Một người không chuyên về thiết kế vẫn có thể sử dụng AI để chuẩn bị hình ảnh truyền thông. Một người không thành thạo xử lý bảng tính vẫn có thể nhờ AI hỗ trợ phân tích dữ liệu.

Điều này không có nghĩa AI thay thế hoàn toàn năng lực chuyên môn, nhưng AI giúp nhiều người tiếp cận và thực hiện những công việc mà trước đây họ gặp khó khăn.

Như vậy, AI không chỉ giúp chúng ta làm những việc cũ nhanh hơn, mà còn mở ra những cách làm việc mới.

4. Vai trò của con người thay đổi như thế nào khi làm việc cùng AI?

Khi AI có thể hỗ trợ thực hiện ngày càng nhiều công việc, một câu hỏi được đặt ra: Con người sẽ làm gì?

Theo tôi, con người vẫn giữ vai trò trung tâm, nhưng cách tham gia vào công việc cần thay đổi.

Thay vì tập trung quá nhiều vào thao tác, chúng ta cần phát triển khả năng định hướng, phối hợp và đánh giá kết quả.

Có bốn năng lực ngày càng quan trọng:

a. Biết xác định mục tiêu công việc

AI có thể hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ, nhưng trước hết chúng ta cần xác định rõ vấn đề cần giải quyết và kết quả mong muốn.

b. Biết trao đổi và giao việc cho AI

Muốn AI hỗ trợ hiệu quả, chúng ta cần biết mô tả yêu cầu, cung cấp bối cảnh, dữ liệu và những điều kiện cần thiết.

Không nhất thiết phải giỏi viết các câu lệnh phức tạp. Quan trọng hơn là biết diễn đạt rõ vấn đề và trao đổi để AI hiểu đúng yêu cầu,

c. Biết phối hợp và điều chỉnh trong quá trình thực hiện

Làm việc cùng AI không đơn giản là đưa ra một yêu cầu rồi sử dụng ngay kết quả đầu tiên.

Chúng ta cần trao đổi, phản hồi, bổ sung thông tin và điều chỉnh để kết quả ngày càng phù hợp.

d. Biết kiểm tra và đánh giá chất lượng

AI có thể đưa ra thông tin chưa chính xác, phân tích chưa đầy đủ hoặc tạo ra kết quả chưa phù hợp với thực tế.

Vì vậy, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và khả năng đánh giá của con người vẫn rất quan trọng.

AI hỗ trợ thực hiện công việc, nhưng con người là người quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.

5. Làm thế nào để bắt đầu thay đổi cách làm việc với AI?

Bạn không cần phải thay đổi toàn bộ quy trình làm việc ngay lập tức.

Hãy bắt đầu từ một công việc quen thuộc mà bạn đang thực hiện hằng ngày.

Bước 1: Chọn một công việc cụ thể

Đó có thể là viết báo cáo, tổng hợp tài liệu, lập kế hoạch, phân tích dữ liệu hoặc chuẩn bị bài thuyết trình.

Ưu tiên những công việc đang chiếm nhiều thời gian và có thể đánh giá rõ kết quả.

Bước 2: Trao đổi với AI như một người cộng sự

Thay vì chỉ yêu cầu AI trả lời một câu hỏi, hãy cung cấp mục tiêu, bối cảnh, dữ liệu và mô tả kết quả mong muốn.

Sau đó, tiếp tục trao đổi, hướng dẫn và điều chỉnh để AI hỗ trợ hoàn thành công việc.

Bước 3: Kiểm tra kết quả và hoàn thiện cách làm

So sánh kết quả khi có AI với cách làm trước đây.

Bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian? Chất lượng có được cải thiện không? Những công đoạn nào AI thực hiện tốt và những công đoạn nào vẫn cần con người xử lý?

Từ đó, hãy xây dựng một cách làm phù hợp và tiếp tục áp dụng cho những công việc khác.

Khi đã quen, bạn sẽ nhận ra rằng sử dụng AI hiệu quả không chỉ là biết đặt câu hỏi, mà là biết tổ chức công việc để AI có thể hỗ trợ mình một cách tốt nhất.

6. AI đang thay đổi cách chúng ta làm việc – Bạn đã sẵn sàng thay đổi?

Sự phát triển của AI đang tạo ra những thay đổi đáng kể trong môi trường làm việc.

Ngày càng nhiều công việc có thể được thực hiện nhanh hơn và hiệu quả hơn khi con người biết phối hợp với AI.

Tuy nhiên, giá trị thực sự không nằm ở việc sử dụng bao nhiêu công cụ AI, mà là khả năng ứng dụng AI để giải quyết những vấn đề cụ thể trong công việc.

Trước đây, chúng ta cần biết sử dụng công cụ để hoàn thành công việc. Ngày nay, chúng ta còn cần biết làm việc cùng AI để đạt được kết quả tốt hơn.

Đó là một sự thay đổi trong tư duy và phương pháp làm việc mà mỗi người nên từng bước tiếp cận.

Với định hướng “Phổ cập ứng dụng AI – Giúp mọi người làm việc thông minh và hiệu quả hơn”, iViettech sẽ tiếp tục chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm và hướng dẫn thực tế về ứng dụng AI trong công việc.

Trong những bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ đi sâu vào cách sử dụng ChatGPT, xây dựng trợ lý AI, giao việc và khai thác các công cụ AI để nâng cao hiệu quả công việc hằng ngày.

Hãy bắt đầu từ một công việc nhỏ, trải nghiệm sự khác biệt và từng bước thay đổi cách bạn làm việc cùng AI.

iViettech – Trung tâm Đào tạo Ứng dụng và Tích hợp AI

Phổ cập ứng dụng AI – Giúp mọi người làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

 

Bài tiếp: Người ta đang ứng dụng AI vào công việc như thế nào?