Trong phần mô hình ứng dụng AI cho công việc tôi đã đề cập đến việc dùng trợ lý AI cho công việc có thể giúp bạn giải quyết 80% công việc hàng ngày của bạn và dễ dàng tăng năng suất cá nhân của bạn lên gấp đôi. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cùng bạn về cách xây dựng trợ AI và cách dùng chúng để đạt được điều đó.
Ngày nay, phần lớn chúng ta đã quen sử dụng ChatGPT để hỗ trợ công việc như soạn thảo văn bản, tìm kiếm thông tin, lập kế hoạch, phân tích tài liệu hay viết nội dung. Tuy nhiên, phần lớn chúng ta vẫn sử dụng ChatGPT theo cách hỏi từng câu, giải quyết từng công việc riêng lẻ.
Mỗi khi bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, bạn có thể phải giải thích lại mình đang làm công việc gì, muốn AI hỗ trợ như thế nào và cần kết quả ra sao.
Vậy có cách nào tạo ra một Trợ lý AI, có thể hiểu công việc, sử dụng tài liệu của bạn và hỗ trợ bạn thường xuyên? Kể cả khi bạn không hoàn thành công việc, AI vẫn nhớ để hôm sau bạn làm tiếp.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một Trợ lý AI phục vụ công việc bằng tính năng Project của ChatGPT, chỉ với 5 bước đơn giản và không cần biết lập trình.
1. Tại sao nên có Trợ lý AI cho công việc?
1.1. Từ sử dụng AI thông thường đến Trợ lý AI
Khi sử dụng ChatGPT thông thường, bạn có thể đặt những câu hỏi như:
“Hãy viết giúp tôi một bài đăng Facebook giới thiệu sản phẩm.”
“Hãy lập kế hoạch công việc cho tuần tới.”
“Hãy phân tích tài liệu và tóm tắt những nội dung quan trọng.”
ChatGPT có thể thực hiện những yêu cầu này khá tốt. Tuy nhiên, nếu chưa có đủ thông tin về công việc, doanh nghiệp hoặc yêu cầu cụ thể của bạn, kết quả có thể còn chung chung và phải chỉnh sửa nhiều lần.
Thay vì liên tục giải thích lại, bạn có thể thiết lập một Trợ lý AI chuyên hỗ trợ công việc của mình.
Ví dụ, nếu bạn làm Marketing, bạn có thể xây dựng một Trợ lý Marketing được cung cấp thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm, khách hàng mục tiêu và phong cách truyền thông.
Khi đó, bạn có thể yêu cầu trợ lý lập kế hoạch nội dung, viết bài quảng cáo, xây dựng kịch bản video hoặc phân tích hoạt động Marketing dựa trên những thông tin đã cung cấp.
1.2. Trợ lý AI là gì? Có thể giúp gì cho công việc?
Hiểu đơn giản, Trợ lý AI (AI Assistant) là hệ thống AI được thiết lập để hỗ trợ một cá nhân hoặc một nhóm thực hiện các công việc cụ thể theo vai trò, hướng dẫn và thông tin được cung cấp.
So với việc sử dụng AI để hỏi đáp từng lần, một Trợ lý AI được thiết lập phù hợp có những lợi ích:
- Hiểu bối cảnh công việc: Biết bạn đang làm công việc gì, cần hỗ trợ những nhiệm vụ nào.
- Có tài liệu tham khảo: Sử dụng thông tin do bạn cung cấp để tạo kết quả sát với thực tế hơn.
- Hỗ trợ nhiều công việc liên quan: Không chỉ thực hiện một yêu cầu mà còn hỗ trợ nhiều nhiệm vụ trong cùng lĩnh vực.
- Tiết kiệm thời gian: Hạn chế việc phải cung cấp lại những thông tin và hướng dẫn giống nhau.
- Dễ dàng cải thiện: Có thể bổ sung tài liệu và điều chỉnh hướng dẫn khi nhu cầu thay đổi.
Tùy theo công việc, bạn có thể xây dựng nhiều loại Trợ lý AI khác nhau:
| Trợ lý AI | Công việc hỗ trợ |
| Trợ lý Marketing | Lập kế hoạch truyền thông, viết nội dung, xây dựng kịch bản video |
| Trợ lý hành chính | Soạn thảo văn bản, tổng hợp tài liệu, lập báo cáo |
| Trợ lý nhân sự | Soạn mô tả công việc, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tài liệu đào tạo |
| Trợ lý quản lý | Lập kế hoạch, phân tích báo cáo, tổng hợp thông tin |
| Trợ lý giáo viên | Xây dựng giáo án, câu hỏi kiểm tra, tài liệu giảng dạy |
Điều quan trọng là bạn không cần xây dựng một hệ thống AI phức tạp. Với những công việc phổ biến, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu bằng các công cụ AI sẵn có.
1.3. Tạo Trợ lý AI bằng ChatGPT Project
Hiện nay, có nhiều cách để xây dựng Trợ lý AI. Nếu đang sử dụng ChatGPT, một trong những cách đơn giản nhất là dùng tính năng Project (Dự án).
Project cho phép bạn tập hợp hướng dẫn, tài liệu và các cuộc trò chuyện có liên quan vào cùng một không gian làm việc. ChatGPT có thể sử dụng những thông tin đó để hỗ trợ công việc lâu dài.
Sau đây, chúng ta sẽ cùng xây dựng một Trợ lý AI bằng ChatGPT Project qua 5 bước.
2. Hướng dẫn tạo Trợ lý AI cho công việc bằng ChatGPT Project
Để dễ hình dung, chúng ta sẽ sử dụng một ví dụ xuyên suốt: Xây dựng Trợ lý Marketing cho một trung tâm đào tạo.
Trợ lý này sẽ hỗ trợ lập kế hoạch truyền thông, viết bài Facebook, xây dựng nội dung website và đề xuất kịch bản video.
Bước 1. Tạo Project – Không gian làm việc cho Trợ lý AI
Đầu tiên, bạn truy cập ChatGPT và đăng nhập tài khoản.
Tại thanh bên trái, chọn New project (Dự án mới).
Sau đó:
- Đặt tên Project là “Trợ lý Marketing”.
- Chọn biểu tượng và màu sắc nếu muốn.
- Hoàn thành việc tạo Project.
Hình 1 – Cửa sổ tạo dự án mới
Project vừa tạo sẽ là không gian làm việc riêng dành cho Trợ lý Marketing. Các cuộc trò chuyện và tài liệu liên quan đến công việc này có thể được tổ chức tại đây.
Bạn cũng có thể tạo các Project khác như Trợ lý nhân sự, Trợ lý hành chính hoặc Trợ lý quản lý tùy theo nhu cầu. Bạn quan sát hình ảnh ở trên, tôi đã tạo và sử dụng rất nhiều trợ lý AI thông qua ChatGPT Project.
Bước 2. Thiết lập vai trò và hướng dẫn cho Trợ lý AI
Đây là một trong những bước quan trọng nhất, quyết định cách Trợ lý AI hỗ trợ công việc của bạn.
Trong Project vừa tạo, mở menu ba chấm (•••), chọn Project settings (Cài đặt dự án) và nhập nội dung vào phần hướng dẫn.
Bạn nên xác định rõ bốn nội dung chính:
- Vai trò của Trợ lý AI.
- Các công việc cần hỗ trợ.
- Cách thức thực hiện và phong cách làm việc.
- Yêu cầu đối với kết quả.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng nội dung hướng dẫn sau:
Mẫu hướng dẫn Trợ lý Marketing
“Bạn là Trợ lý Marketing của một trung tâm đào tạo.
Nhiệm vụ:
– Hỗ trợ lập kế hoạch truyền thông.
– Viết bài Facebook và nội dung website.
– Đề xuất ý tưởng, kịch bản video Marketing.
– Phân tích, đánh giá và cải thiện nội dung truyền thông.
Yêu cầu:
– Nội dung chuyên nghiệp, dễ hiểu, ngắn gọn.
– Ưu tiên thông tin từ tài liệu được cung cấp.
– Không tự tạo thông tin về sản phẩm, học phí hoặc chương trình đào tạo.
– Khi thiếu thông tin quan trọng, hãy hỏi lại.
– Đề xuất các phương án thực tế, có thể triển khai.”
Sau khi lưu, những hướng dẫn này sẽ được áp dụng cho các cuộc trò chuyện trong Project. Bạn không cần nhập lại chúng mỗi lần giao việc.
Lưu ý: Hướng dẫn không cần quá dài hoặc sử dụng thuật ngữ kỹ thuật phức tạp. Điều quan trọng là mô tả rõ bạn muốn Trợ lý AI làm gì và kết quả cần đáp ứng những yêu cầu nào.
Ngoài ra, bạn cũng có thể trao đổi với AI về vài trò, mục đích sử dụng trợ lý này, sau đó yêu cầu ChatGPT viết giúp bạn hướng dẫn này (Project Instruction)
Hình 2 – Cửa sổ tạo cấu hình cho dự án
Bước 3. Cung cấp tài liệu và thông tin cho Trợ lý AI
Một Trợ lý AI muốn hỗ trợ công việc hiệu quả cần có thông tin, tài liệu phù hợp để sử dụng.
Trong Project, bạn có thể bổ sung tài liệu bằng chức năng thêm tệp hoặc nguồn tham khảo. ChatGPT hỗ trợ nhiều định dạng như PDF, Word và bảng tính, tùy theo giới hạn của tài khoản.
Với ví dụ Trợ lý Marketing, bạn nên cung cấp những tài liệu như:
- Hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp.
- Thông tin các sản phẩm, dịch vụ hoặc khóa học.
- Đặc điểm khách hàng mục tiêu.
- Kế hoạch Marketing hiện tại.
- Một số bài viết mẫu thể hiện phong cách truyền thông mong muốn.
Chẳng hạn, khi bạn tải lên tài liệu giới thiệu khóa học, Trợ lý AI có thể tham khảo thông tin về nội dung đào tạo, đối tượng học viên và quyền lợi của khóa học để viết bài truyền thông phù hợp hơn.
Một số lưu ý khi cung cấp tài liệu:
- Ưu tiên những tài liệu chính xác, được cập nhật.
- Không tải lên thông tin mật, dữ liệu cá nhân hoặc tài liệu nội bộ khi chưa được phép.
- Kiểm tra các thông tin quan trọng vì AI vẫn có thể hiểu sai hoặc bỏ sót nội dung trong tài liệu.
Bạn cũng không cần cung cấp quá nhiều tài liệu ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với những thông tin thiết yếu và bổ sung dần trong quá trình sử dụng.
Hình 3 – Chọn thêm nguồn dữ liệu cho dự án
Chọn “Thêm nguồn” và tải các tài liệu lên cho trợ lý.
Hình 4 – Đã thêm các tài liệu cho trợ lý
Bước 4. Giao việc và sử dụng Trợ lý AI
Sau khi thiết lập hướng dẫn và cung cấp tài liệu, bạn đã có thể bắt đầu sử dụng Trợ lý AI.
Hãy tạo cuộc trò chuyện mới trong Project và giao những công việc cụ thể.
Ví dụ 1: Lập kế hoạch truyền thông
Hãy lập kế hoạch nội dung Facebook cho trung tâm trong một tuần, với mục tiêu giới thiệu các khóa học và chia sẻ kiến thức hữu ích. Trình bày dưới dạng bảng gồm ngày đăng, chủ đề, nội dung chính và hình thức thể hiện.
Trợ lý sẽ đề xuất kế hoạch dựa trên yêu cầu và những thông tin sẵn có trong Project.
Ví dụ 2: Viết bài Facebook
Hãy viết bài Facebook khoảng 200 từ giới thiệu khóa học Ứng dụng AI cho công việc. Sử dụng thông tin trong tài liệu khóa học đã cung cấp. Giọng văn gần gũi, tập trung vào lợi ích thực tế dành cho người đi làm.
Ví dụ 3: Xây dựng kịch bản video
Từ bài viết giới thiệu khóa học vừa tạo, hãy đề xuất kịch bản video ngắn khoảng 60 giây để đăng Facebook Reels. Nội dung cần dễ hiểu, có thông điệp rõ ràng và phù hợp với người mới tìm hiểu AI.
Như vậy, cùng một Trợ lý AI, bạn có thể giao nhiều nhiệm vụ có liên quan mà không phải thiết lập lại từ đầu.
Một ưu điểm khác của Project là có thể sử dụng những cuộc trò chuyện trước đó làm bối cảnh cho công việc tiếp theo.
Hình 5 – Sử dụng trợ lý AI
Bước 5. Kiểm tra, hiệu chỉnh và hoàn thiện Trợ lý AI
Trợ lý AI không phải lúc nào cũng tạo ra kết quả đúng ngay từ lần đầu tiên.
Ví dụ, khi viết bài Facebook, trợ lý có thể sử dụng giọng văn chưa phù hợp, nội dung còn dài hoặc chưa nhấn mạnh đúng lợi ích của khóa học.
Lúc này, bạn có thể yêu cầu:
Nội dung này còn quá dài. Hãy rút gọn còn khoảng 150 từ, giảm tính quảng cáo và tập trung vào những lợi ích thực tế đối với người đi làm.
Nếu nhận thấy trợ lý thường xuyên mắc cùng một vấn đề, chẳng hạn viết quá dài hoặc sử dụng giọng văn không phù hợp, bạn nên cập nhật lại hướng dẫn trong Project.
Tương tự, khi doanh nghiệp có sản phẩm mới, thay đổi học phí hoặc cập nhật chương trình đào tạo, bạn cũng cần bổ sung hoặc thay thế tài liệu.
Quá trình này có thể thực hiện thường xuyên theo vòng lặp:
- Giao việc
- Nhận kết quả
- Kiểm tra
- Hiệu chỉnh
- Sử dụng
Quy trình sử dụng và cải thiện Trợ lý AI trong công việc.
Càng xác định rõ yêu cầu, cung cấp thông tin phù hợp và thường xuyên kiểm tra kết quả, bạn càng có cơ hội xây dựng được một Trợ lý AI hữu ích cho công việc của mình.
Điều quan trọng cần nhớ là AI hỗ trợ con người thực hiện công việc, không thay thế trách nhiệm kiểm tra, đánh giá và ra quyết định của con người.
Bên cạnh việc xây dựng trợ lý AI theo vai trò, ChatGPT Project còn làm rất tốt việc một trợ lý hỗ trợ cho việc thự chiện dự án. Cách làm cũng hoàn toàn tương tự nhưng chuyển trọng tâm sang việc thực hiện công việc cho dự án.
3. Kết luận – Hãy bắt đầu với một Trợ lý AI cho công việc
ChatGPT không chỉ là công cụ để đặt câu hỏi và nhận câu trả lời. Nếu biết cách thiết lập và sử dụng, bạn có thể biến ChatGPT thành một Trợ lý AI hỗ trợ nhiều công việc thường xuyên.
Với tính năng Project, quá trình tạo Trợ lý AI trở nên khá đơn giản: tạo không gian làm việc, thiết lập hướng dẫn, cung cấp tài liệu, giao việc và liên tục cải thiện.
Nếu mới bắt đầu, bạn không cần xây dựng nhiều trợ lý cùng lúc. Hãy chọn một công việc quen thuộc, tạo một Trợ lý AI và thử sử dụng hằng ngày. Khi đã có kinh nghiệm, bạn có thể mở rộng sang những công việc khác.
Giá trị của AI không chỉ nằm ở việc sử dụng công cụ nào, mà còn ở cách chúng ta tổ chức công việc và phối hợp hiệu quả với AI.
Tại iViettech, chương trình đào tạo Ứng dụng AI cho công việc giúp học viên từng bước sử dụng AI, xây dựng và sử dụng Trợ lý AI hỗ trợ công việc hiệu quả, phân tích tài liệu, giao việc cho AI và ứng dụng AI vào những tình huống công việc thực tế.
Bài trước: Lộ trình học và ứng dụng AI vào công việc cho người mới bắt đầu
